原始凭证附件管理办法主要包括以下几个方面:
基本要求:原始凭证应当包含以下基本内容:原始凭证名称、填制凭证的日期、填制凭证单位名称或填制人姓名、经济业务所涉及的数量、计量单位、单价和金额、经济业务的内容摘要、经办业务部门或人员的签章。原始凭证原则上必须为原件,如果其他部门保存原件,可以用复印件作为原始凭证。
附件要求:原始凭证的附件应当尽可能齐全,能够充分说明凭证的情况。例如,收入凭证不仅需要附发票,还需要附上分项目的明细单。善用表格展示必要信息,避免冗余。相关的邮件批复一定要附上,以证明凭证的真实性。只有当业务涉及合同条款时才需要附合同,例如付款类凭证如果约定了付款条件和验收后支付,可以附上验收报告和合同的相关页面。
保存和管理:会计凭证附件是指与会计凭证相关的所有单据和资料,是会计凭证的依据和补充。会计凭证附件的管理工作由财务部门负责,各部门配合并按规定及时提供相关单据和资料。会计凭证附件的保存期限为法定时限或根据需要确定的规定期限。报销类凭证附件包括各类费用报销、差旅费报销等,应附有报销申请单、报销单、发票、合同等相关单据和资料。
真实性和完整性:单位负责人对本单位会计原始凭证的真实性、完整性、合规性负责。填制原始凭证应当文字简洁明了,字迹清晰工整,易于辨认,大写与小写金额相符。从外单位取得的发票和专用票据,应当由税务机关、财政部门等机构统一印制或者监制,取得的其他原始凭证应当加盖单位公章;单位内部的自制原始凭证,属于经常性业务的,应当统一制式。
电子凭证的处理:电子发票等电子会计凭证应当先查验真实合法性,再打印纸质凭证报销入账。满足《会计档案管理办法》相关条件的,可以仅按电子形式报销入账。